早在20世紀90年代，國外就開始了對辦公自動化設計的探索。并且設計了一個簡單的自動化體系，雖然當時該體系十分簡單但是卻直接掀起了人們對自動化辦公的探索之路。

1980-1999年，文件型辦公自動化。早的辦公自動化從Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機版的辦公應用軟件開始，實現了由手工辦公到電腦辦公的轉變，在當時被稱作“無紙化辦公”。一方面實現了企業(yè)的信息交流和共享，另一方面建立了企業(yè)審批及流程雛形，從而形成了OA的概念。

在傳統(tǒng)的辦公管理中，每一份文件都要進行嚴密的分析、解讀，以紙質的形式不斷的進行著修改，這樣不僅降低了工作效率，也使員工的工作量增多，同時也很容易出現修改失誤或文件信息丟失的問題，致使文件中的信息存在漏洞。而辦公自動化系統(tǒng)，能夠實現自動化的管理各類文件。利用計算機網絡技術對文件進行分類和統(tǒng)一的傳輸，在保留好原文件的前提下，提出一些可行性的建議。同時企業(yè)要對辦公自動化系統(tǒng)進行嚴格的管理，并要求工作者通過身份驗證才能夠登錄系統(tǒng)，并查看所需要的文件資料，有效的了企業(yè)內部文件的嚴密性。

門戶技術是整合了內容與應用程序、隨意創(chuàng)作統(tǒng)一的協(xié)同工作場所的一門新興技術。信息門戶技術提供了個性化的信息集成平臺和可擴展的框架，能夠根據需要進行的信息資源整合，使應用系統(tǒng)、數據內容、人員和業(yè)務流程實現互動。在辦公自動化系統(tǒng)中，門戶網站和門戶系統(tǒng)是兩種常見的表現形式，例如根據企業(yè)需求建立的企業(yè)門戶系統(tǒng)，運用不同技術建立的基于門戶技術的電子辦公系統(tǒng)，及根據不同需要建立的門戶網站等。

OA系統(tǒng)的信息傳遞、日程安排等功能模塊，地提高了員工之間的協(xié)作效率與溝通能力，打造了凝聚力較強、工作效率較高，并且具有快速反應能力的團隊。通過設立工作論壇等模塊，更及時有效地加強了領導與員工之間、員工與員工之間的交流和互動，員工之間互相取長補短，共同學習，共同進步，促進了業(yè)務水平的提高增強了團隊合作精神。

在如今網絡和信息的時代，用戶往往需要花費很多的時間和力氣去進行業(yè)務數據的處理。在面臨的數據量都時候，假如辦公軟件需要幫助用戶去做BI和智能商業(yè)分析一些基本的工作，使用辦公自動化系統(tǒng)可以發(fā)現一些也許不起眼的商業(yè)機會，而這樣的機會都是可遇不可求的，工作績效將會被提高，這對于用戶來說是的好處。